La nueva realidad de las reuniones de MW Gaia

Con el estallido de la COVID19 el mundo cambió, y con él tuvimos que cambiar también la forma en que interactuamos con nuestros compañeros de todo el mundo. Las reuniones virtuales son hoy una de las opciones preferidas, y pueden instaurarse incluso cuando la pandemia haya terminado. Sin embargo, todos somos muy novatos en el formato a distancia, de ahí que debamos seguir trabajando para mejorar la forma de resolver las reuniones. Para ello, la retroalimentación de los participantes es clave para mejorar la organización de futuras reuniones.

Maria Monguió, investigadora postdoctoral de la Universitat de Barcelona, ha preparado una plantilla de encuesta específica para las reuniones referentes al COST Action. El objetivo es conocer cómo se podrían mejorar sus experiencias y aplicar su resultado a futuras reuniones.

¡Porque tu opinión es importante!

El cuestionario está configurado en un formulario de Google que puede contestarse en menos de cinco minutos. Incluye preguntas sobre la organización general y la calidad de la reunión en sí, las preferencias entre virtual vs. presencial vs. híbrido, si ha habido algún tipo de interacción social durante la reunión, el lugar en el que los participantes están realizando la reunión (casa vs. oficina), disponibilidad durante todo el horario de la reunión, y duración y distribución de las sesiones. También se incluye información personal -no identificativa- sobre la edad, género, estado familiar, país, etc., para correlacionar los resultados con estos factores.

Primera evaluación y retroalimentación

En términos generales, los primeros resultados indican que los participantes están muy contentos con la calidad de las reuniones y agradecidos a los organizadores por el trabajo realizado. Las reuniones virtuales permiten una participación muy grande de personas de muchos sitios diferentes, con una parte importante de países no COST. Sin embargo, las zonas horarias se convierten en una dificultad, así como tener que asistir a otras tareas.

Las reuniones virtuales aumentan el impacto de los Action COST. Otra ventaja es que las reuniones virtuales también permiten a los usuarios seguir sólo unas pocas charlas en lugar de toda la reunión. En contrapartida, las reuniones virtuales no permiten las interacciones sociales cara a cara, algo que muchos participantes echan de menos, y que ha llevado a la introducción de canales como slack.

El formato preferido para futuras reuniones es el híbrido. No se ha denunciado ningún caso de acoso y/o mala conducta en ninguna de las reuniones. Por lo general, las mujeres se sienten claramente menos cómodas haciendo preguntas y las personas sin hijos suelen asistir a una parte mayor de las sesiones.

¿Te interesa utilizar la encuesta?

Si deseas utilizar esta encuesta para tu reunión, póngate en contacto con lbalaguer@fqa.ub.edu. Ella te dará acceso a un Google Drive donde se encuentra la encuesta, así como algunas instrucciones sobre cómo gestionar el cuestionario y herramientas para analizarlo.